Verantwortlich für die hier beschriebenen Verarbeitungen ist:
fotone.net – Inhaber: Simon Orendi
Konrad-Adenauer-Allee 35, 86150 Augsburg
E-Mail: datenschutz@fotone.net
Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt; die gesetzlichen Voraussetzungen dafür liegen bei uns nicht vor. Fragen zum Datenschutz beantwortet Simon Orendi unter der genannten Adresse.
Zuständige Aufsichtsbehörde ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.
Nicht erfasst sind die Websites unserer Kunden und die E-Mails, die unsere Kunden über rocketEM versenden. Dafür ist der jeweilige Kunde verantwortlich und informiert selbst; für Empfänger solcher E-Mails haben wir Abschnitt 11 aufgenommen.
Server-Protokolle. Bei jedem Aufruf speichert unser Webserver einen Eintrag mit der IP-Adresse, dem Zeitpunkt, der aufgerufenen Adresse, der verweisenden Seite, dem Statuscode sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem. Diese Einträge brauchen wir, um die Seiten auszuliefern, Störungen zu finden, Angriffe zu erkennen und abzuwehren und um zu sehen, wie oft und woher unsere Seiten aufgerufen werden. Sie enthalten mit der IP-Adresse ein personenbezogenes Datum; wir führen sie nicht mit anderen Daten zusammen und werten sie nicht aus, um einzelne Besucher wiederzuerkennen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb und an der Auswertung der Reichweite (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Wie lange ein Eintrag gespeichert bleibt, hängt vom Server ab. Auf dem Server, auf dem rocketEM läuft, werden die Protokolle automatisch rotiert und nach wenigen Tagen überschrieben; länger bleibt ein Eintrag nur, wenn er zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls gebraucht wird. Die Hoster der beiden Websites halten die Protokolle zwölf Monate vor: bei www.fotone.net mit einer um den letzten Block gekürzten IP-Adresse, bei rocketem.io mit vollständiger IP-Adresse. Aus diesen Protokollen erstellen sie eine Zugriffsstatistik mit Land, Region, Browser und aufgerufenen Seiten, die wir einsehen können.
Cookies. Wir selbst setzen ausschließlich Cookies, die für den Betrieb nötig sind — keine zur Reichweitenmessung und keine zu Werbezwecken. Eine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG ist dafür nicht erforderlich; sie sind unbedingt erforderlich im Sinne von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Hinzu kommen Einträge, die der Anbieter des Formularschutzes ablegt, wenn dieser geladen wird. Im Einzelnen:
PHPSESSID). Es enthält ausschließlich eine zufällige Kennung Ihrer Sitzung, keine Inhalte, und verfällt, wenn Sie den Browser schließen. Über diese Kennung können wir Ihre Eingaben wiederherstellen, falls das Absenden des Kontaktformulars fehlschlägt, etwa weil eine Pflichtangabe fehlt. Dafür liegen Name, Firma, E-Mail-Adresse, Thema und Nachricht kurzzeitig auf unserem Server und werden gelöscht, sobald Ihnen das Formular wieder angezeigt wird.Sie können Cookies in Ihrem Browser blockieren oder löschen. Ohne die genannten Cookies ist eine Anmeldung in rocketEM technisch nicht möglich.
Schreiben Sie uns per E-Mail oder über eines unserer Formulare, verarbeiten wir Ihre Angaben, um die Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist die Anbahnung oder Durchführung eines Vertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), sonst unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Je nach Weg unterscheidet sich, wo Ihre Angaben landen:
Geschäftliche Korrespondenz bewahren wir auf, solange sie als Nachweis zur Geschäftsbeziehung dienen kann. Handels- und Geschäftsbriefe unterliegen dabei einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren, Unterlagen mit Rechnungsbezug von zehn Jahren (§ 257 HGB, § 147 AO).
Damit unsere Formulare nicht von Programmen missbraucht werden, setzen wir Cloudflare Turnstile ein (Cloudflare, Inc., USA). Der Dienst prüft anhand technischer Merkmale — unter anderem IP-Adresse, Browser-Eigenschaften und Interaktionsverhalten —, ob eine Anfrage von einem Menschen stammt. Er setzt keine Cookies zu Werbe- oder Tracking-Zwecken und bildet keine Nutzerprofile.
Wir verwenden Turnstile bei den Kontaktformularen auf www.fotone.net und rocketem.io sowie bei der Anmeldung zur Anwendung. Auf den beiden Websites wird der Dienst nicht beim Aufruf der Seite geladen, sondern erst, wenn Sie zum Kontaktbereich scrollen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am Schutz vor Missbrauch und Spam (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Zur Übermittlung in die USA siehe Abschnitt 7.
Auf den öffentlichen Formularen, die unsere Kunden über rocketEM bereitstellen — Anmeldung, Abmeldung, Präferenzcenter —, läuft Turnstile über unser Cloudflare-Konto nur dann, wenn der jeweilige Kunde in seinen Einstellungen den rocketEM-Bot-Schutz gewählt hat. Er kann dort stattdessen sein eigenes Cloudflare-Konto, Friendly Captcha oder Google reCAPTCHA eintragen oder ein Verfahren ohne Drittanbieter wählen. Trägt er eigene Zugangsdaten ein, läuft die Prüfung über sein Konto bei diesem Anbieter: Die Daten gehen an den von ihm gewählten Anbieter, das Vertragsverhältnis besteht zwischen ihm und diesem Anbieter, und für die Übermittlung ist er verantwortlich. Bei einem Verfahren ohne Drittanbieter findet keine Übermittlung an Dritte statt.
Unsere Kunden legen in rocketEM Konten für ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an. Eine Registrierung durch beliebige Besucher ist nicht möglich. Für diese Konten sind wir verantwortlich. Verarbeitet werden Name, E-Mail-Adresse, das Passwort ausschließlich als nicht rückrechenbarer Hashwert, die Einstellungen der Zwei-Faktor-Anmeldung, Sprache und Rolle sowie Zeitpunkt und IP-Adresse von Anmeldungen und sicherheitsrelevanten Ereignissen.
Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Vertrages mit dem jeweiligen Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und, für die Sicherheitsprotokolle, unser berechtigtes Interesse am Schutz der Konten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sicherheitsereignisse bewahren wir 90 Tage auf. Wird ein Konto gelöscht, entfernen wir die zugehörigen Daten innerhalb von 30 Tagen.
rocketEM enthält Funktionen, die Texte, Betreffzeilen und Layouts mit Hilfe eines Sprachmodells vorschlagen oder umwandeln. Ruft ein Benutzer eine solche Funktion auf, übermitteln wir die von ihm eingegebenen Inhalte an Anthropic PBC in den USA und erhalten das Ergebnis zurück. Ohne Aufruf wird nichts übermittelt.
Personenbezogene Daten, die in rocketEM hinterlegt sind, etwa Empfängerlisten und Auswertungsdaten, werden nicht übermittelt. Platzhalter für die persönliche Anrede werden erst beim Versand ersetzt, also nach der Verarbeitung durch das Sprachmodell. Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Vertrages mit dem Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Der Kunde kann die Funktion in den Einstellungen seines Kontos jederzeit selbst abschalten; danach findet keine Übermittlung mehr statt. Zur Übermittlung in die USA siehe Abschnitt 7.
Wir betreiben unsere Angebote nicht auf eigenen Geräten, sondern in Rechenzentren von Dienstleistern. Mit den Dienstleistern, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten, bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Schriftarten. Die auf unseren Seiten verwendeten Schriften laden wir über bunny.net (BunnyWay d.o.o., Slowenien). Dabei übermittelt Ihr Browser seine IP-Adresse an den Dienst, damit die Schrift ausgeliefert werden kann.
Übermittlung in die USA. Zwei Dienste verarbeiten außerhalb der Europäischen Union, beide sind oben beschrieben: Cloudflare (Abschnitt 4.1) und Anthropic (Abschnitt 6). Für Cloudflare stützen wir die Übermittlung auf das EU-U.S. Data Privacy Framework und ergänzend auf Standardvertragsklauseln, für Anthropic auf Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Die Übermittlungsgrundlagen und die ergänzenden Maßnahmen haben wir dokumentiert und legen sie auf Anfrage vor.
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es der jeweilige Zweck erfordert oder eine gesetzliche Pflicht es vorschreibt. Im Einzelnen:
Reaktionsdaten zu den E-Mails unserer Kunden — Öffnungen und Klicks mit IP-Adresse und Programmkennung — werden nach der vom jeweiligen Kunden eingestellten Frist automatisch anonymisiert; die statistischen Kennzahlen bleiben ohne Personenbezug erhalten.
Um unsere Seiten zu lesen, müssen Sie uns nichts mitteilen.
In unseren Kontaktformularen sind Name, E-Mail-Adresse und Nachricht Pflichtfelder; Firma und Thema sind freiwillig. Ohne die Pflichtfelder lässt sich das Formular nicht absenden.
Für einen Vertrag brauchen wir Firma, Anschrift, Ansprechpartner und Rechnungsanschrift, bei Lastschrift zusätzlich die Bankverbindung. Ohne diese Angaben kann der Vertrag nicht geschlossen und nicht abgerechnet werden.
Sie haben uns gegenüber die folgenden Rechte und können sie ohne Begründung und kostenfrei geltend machen.
Eine formlose Nachricht an datenschutz@fotone.net genügt, alternativ per Post an die Anschrift in Abschnitt 1. Wir antworten unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats; ist ein Anliegen ausnahmsweise komplex, verlängert sich die Frist um bis zu zwei Monate, und wir teilen Ihnen das mit den Gründen innerhalb des ersten Monats mit. Bestehen begründete Zweifel an Ihrer Identität, fragen wir zusätzliche Angaben ab.
Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO): Unabhängig davon können Sie sich jederzeit bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.
Automatisierte Entscheidungen im Sinne des Art. 22 DSGVO treffen wir nicht, und wir betreiben kein Profiling.
Mit rocketEM stellen wir unternehmerischen Kunden eine Software bereit, mit der sie E-Mails an ihre eigenen Kontakte gestalten und versenden: Newsletter ebenso wie transaktionale E-Mails, automatisch ausgelöste Sendungen und Automationen. Verantwortlich für eine solche E-Mail ist allein der darin genannte Absender, nicht fotone.net. Wir handeln insoweit als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und ausschließlich auf Weisung unseres Kunden; Grundlage ist jeweils ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Richten Sie Anliegen zu einer solchen E-Mail deshalb bitte an deren Absender — insbesondere Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Widerspruch. Erreicht uns eine Anfrage, die sich einem Kunden zuordnen lässt, leiten wir sie unverzüglich an ihn weiter und nennen Ihnen den Verantwortlichen.
Im Auftrag unserer Kunden verarbeiten wir dabei insbesondere: Adressdaten der Empfänger, Nachweise über erteilte Einwilligungen einschließlich Zeitpunkt und IP-Adresse bei der Bestätigung im Double-Opt-in-Verfahren, vom Kunden übergebene Merkmale zur Bildung von Empfängergruppen, die Inhalte der versendeten E-Mails sowie Daten zum Versand und zu den Reaktionen. Ob die E-Mails ein Zählpixel und mit einer Kennung versehene Links zur Erfolgsmessung enthalten und auf welcher Rechtsgrundlage das geschieht, entscheidet der jeweilige Kunde.
Die Empfängerdaten jedes Kunden liegen in einer eigenen, von anderen Kunden getrennten Datenbank auf Servern in Deutschland und Frankreich.
Maßgeblich ist die jeweils hier veröffentlichte Fassung.
Stand: 28. September 2026